Qué es la convocatoria?
La convocatoria es un documento expedido por una persona o personas autorizadas, por medio del cual se convoca, se llama o se cita a los miembros de una institución, asociación, empresa, etc. para que de acuerdo con su estatuto y reglamento participen en el estudio y resolución de asuntos que deben conocerse y resolverse en las asambleas o juntas de dichos cuerpos o grupos.
Algunos errores que invalidan una reunión?
- No expresar con claridad a quién va dirigida la convocatoria.
- Omitir el dato correspondiente al lugar en el que se llevará a cabo la reunión
- No variar el orden preestablecido de la agenda
Algunos ejemplos de convocatorias se pueden accesar en este enlaceAlgunos ejemplos de convocatorias los podemos accesar en este enlace
El Acta
Es el documento ya elaborado, donde
se registran todos los detalles de la reunión.
Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta.
Qué es la minuta?
Es el borrador del acta, del documento ya elaborado.
Datos básicos para la
toma de actas
- Se recomienda utilizar una libreta taquigráfica y anotar cada una de las intervenciones de forma resumida.
- Las notas que se toman en las reuniones o juntas deben ser exactas, pero no necesariamente textuales.
Quórum
El número de miembros necesario para iniciar la reunión
Qué se debe señalar al
detallar los nombres de las personas que asisten a una reunión?
- Debe señalar, en cada caso, cuál es la representación de cada uno de ellos en la sesión.
- Es importante tener presente que los nombres deben citarse con los dos apellidos de las personas, para evitar confusiones, ya que podría darse el caso de personas con el mismo nombre.
Qué ocurre con los miembros
que no asisten a la reunión?
Al consignar los nombres de los miembros
ausentes debe indicarse, al lado, si hay una excusa o disculpa que justifique
su inasistencia.
Qué significan las
intervenciones de cada uno de los miembros
de un cuerpo colegiado?
Pueden significar valiosos aportes que
coadyuven en la definición de políticas y en la toma de decisiones importantes,
por lo que se recomienda registrar en la minuta las intervenciones de cada uno
de los miembros participantes para que quede constancia de cuál fue su aporte
en determinado asunto.
Qué se debe registrar?
- Persona que interviene
- Todos los pros y contras
- Información nueva
- Todas las mociones
- Resultado de las mociones
- Votaciones
- Resoluciones sobre acciones por tomar
Qué no se debe registrar?
- Experiencias de los participantes.
- Información redundante
- Comentarios personales
- Divagaciones sobre temas ajenos al tema de discusión
Cómo se recomienda
escribir los acuerdos?
A veces, las actas solamente registran los
acuerdos tomados; sin embargo, si alguno de los miembros solicita expresamente
que sus palabras consten en el acta, deberá hacerse una transcripción completa
de su intervención.
En qué consiste el
proceso de edición del acta?
En corregir errores, mejorar la redacción,
añadir información que se considere relevante, si ésta fue considerada en la
reunión, eliminar información que no sea indispensable porque resulte
reiterativa, etc.
Qué se denomina
transcribir un acuerdo?
A acción de hacerle llegar, por escrito, las
decisiones del órgano colegiado a las instancias o las personas involucradas.
Algunos conceptos básicos en relación a las actas:
Adicional a esta información, usted puede ampliarla con los siguientes boletines:
